Ceremonial y Protocolo, Generalidades

Ceremonial y protocolo es una herramienta comunicacional o Protocolo orgánico que existe en entidades de alto rango o prestigio de casi todos los países del mundo, cuyo objetivo es velar por el Ceremonial solemne de los actos oficiales de las autoridades de alto rango nacionales o extranjeras, siguiendo estrictos protocolos de etiqueta, y actuaciones a nombre de sus respectivas representaciones. El Ceremonial y protocolo lo aplican fundamentalmente las Cancillerías a nivel de embajadas y consulares, entidades universitarias y religiosas de prestigio, alcaldías, departamentos de Relaciones Públicas e instituciones militares y privadas de prestigio. 

Se realizan diariamente muchos actos oficiales distribuidos a lo largo de todo un año. Estos eventos son oficiados a través de diferentes ceremonias que deberían observar normas establecidas de protocolo. Sin embargo, con frecuencia en la práctica, se observa la ausencia u olvido de éstas y del ceremonial correspondiente. 

Si bien existe una diferenciación entre actos públicos y privados, las normas y procedimientos protocolares son genéricos y aplicables a cualquier tipo de actividad, a saber: 

• Los actos públicos tienen como protagonistas a las principales autoridades locales, departamentos nacionales y representaciones diplomáticas, como por ejemplo, las que se realizan en ocasión de conmemorar el aniversario patrio o la efeméride departamental
• Los eventos privados responden a su propia organización interna y son acontecimientos especiales que están determinados por espacios particulares.

La etiqueta es, sencillamente, el Ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se deben guardar en las casas reales y en los actos públicos solemnes, es decir: 

• Entorno físico: El área física en que se desenvuelve el individuo y una distribución adecuada de ésta contribuye a los buenos modales
• Entorno cultural: La cortesía es el común denominador para las buenas relaciones, pero las formas de expresión varían de un lugar a otro. 
• Entorno de las relaciones: El buen trato entre las personas se rige por ciertas reglas basadas en el respeto mutuo y el conocimiento de los derechos de cada cual: padre-hijo, jefe-subalterno, ejecutivo-cliente, anfitrión-invitado, etc.

La etiqueta y el protocolo se suelen tomar como sinónimos, debido a que tienen un elemento en común, las normas de comportamiento. En realidad, lo que llamamos etiqueta está relacionado con el campo social, mientras que el protocolo está reservado a la política, a la diplomacia y a los actos públicos de un Estado. 

• La etiqueta regula la conducta individual de los individuos
• La etiqueta no siempre comprende las reglas protocolares, aunque todo acto protocolar incluye la etiqueta, en referencia al comportamiento social de las personas
• Las fuentes generadoras de las normas de etiqueta las constituyen los sentimientos, tradiciones y costumbres de los pueblos, especificados en tratados y manuales. En cambio, el protocolo deriva de la normativa institucional de cada Estado u Organismo.
• Presente en todos los momentos de la vida, la etiqueta debe practicarse con naturalidad, sea en la intimidad o en público, haciendo de las buenas maneras un hábito de vida. En cambio, el protocolo se aplica en ciertos momentos y circunstancias especiales.
• La etiqueta es de obligación y aplicación personales, mientras que el protocolo es de aplicación y obligación institucional.

La importancia de la correcta aplicación de las normas protocolares, principalmente en actos públicos, no radica solamente en su cumplimiento para satisfacción de las autoridades, sino en lo relevante que resulta a la hora de comunicar a la comunidad el lugar que ocupan las autoridades que los representan y la importancia que tienen en razón de sus responsabilidades. 

La verdadera importancia radica en el cumplimiento de las normas protocolares, ya que cuando se transgrede la reglamentación del ceremonial, como se ha podido observar en algunos actos protocolares locales, se genera confusión, desinformación y reacciones negativas respecto al propósito del acto mismo y de la presencia de las distintas autoridades y personalidades.